【Gmail】作業効率アップ!ラベルとフィルタを使ってメールを自動で振り分ける方法

Gmailのオススメ機能として、メールの自動振り分け機能をご紹介します。

Thunderbirdでいう振り分け機能や、Outlookの仕分け機能と同じような機能がGmailでもラベルとフィルタを使えば実現できます。

受信したメールを、件名や宛先に応じて特定のメールフォルダに振り分けることができれば、メールの整理整頓になるし、なにより毎日のメール捌きの作業を効率化することもできます。

 

手順

設定手順を説明します。

まず最初にメールを振り分ける先のフォルダを作成していきます。

ご自分のGmailへアクセスしてください。

上段の左にある歯車マークをクリックして、[設定]を選択してください。

ラベルのタグから「新しいラベルを作成」ボタンをクリックします。
サイドメニューの最後に新しいラベルを作成でも行けます。

ラベル名を下記のように入力して、「作成」ボタンをクリックしてください。

サイドメニューに新たにラベルが作成されました。

 

フィルタを設定して自動振り分けする

再度、 上段の左にある歯車マークをクリックして、[設定]を選択してください。

今度は「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択して、「新しいフィルタを作成」のリンクをクリックします。

フィルタの条件を入力していきます。
  • From:  送信元のメールアドレスで絞る際
  • To:   宛先のメールアドレスで絞る際
  • 件名:  件名に一致する文言で絞る際
  • 含む:  メールの文中に含まれる文言で絞る際
  • 含まない:メールの文中に含まれる文言を弾く際
入力し終えたら、「フィルタを作成」のリンクをクリックしてください。

次に、フィルタの条件にマッチした際の操作を選択します。

「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」、「ラベルを付ける」、「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れます。

さらに、ラベルを選択します。ここでは先ほど作成した「ブログ」を選択します。

「フィルタを作成」ボタンをクリックしてください。

 

まとめ

Gmailによるメールの自動振り分け機能の設定方法を説明しました。

自分もこの機能を知るまでは受信トレイにすべてのメールがごちゃ混ぜして、入っているものを一つずつ見る作業をしていましたが、自動で振り分けるようにしてからメールを確認するスピードが格段に上がったし、ストレスも減りました。

もっと知らない機能がありそうなので、Gmailをもっと使い倒してマスターしたいです。



投稿日:2019-04-27    更新日:2020-10-14

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[Name : じゃぶじゃぶ(@jbjb_2019)]
都内で社内SEをしているおじさん。
仕事で得られる知識だけでは限界を感じ、 WEBの勉強がてらITブログを開始。
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現在は勉強のモチベーションを保つために活用中。
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