【Gmail】作業効率アップ！ラベルとフィルタを使ってメールを自動で振り分ける方法

Gmailのオススメ機能として、メールの自動振り分け機能をご紹介します。

Thunderbirdでいう振り分け機能や、Outlookの仕分け機能と同じような機能がGmailでもラベルとフィルタを使えば実現できます。

受信したメールを、件名や宛先に応じて特定のメールフォルダに振り分けることができれば、メールの整理整頓になるし、なにより毎日のメール捌きの作業を効率化することもできます。

手順

設定手順を説明します。

まず最初にメールを振り分ける先のフォルダを作成していきます。

ご自分のGmailへアクセスしてください。

上段の左にある歯車マークをクリックして、[設定]を選択してください。

ラベル名を下記のように入力して、「作成」ボタンをクリックしてください。

サイドメニューに新たにラベルが作成されました。

フィルタを設定して自動振り分けする

再度、 上段の左にある歯車マークをクリックして、[設定]を選択してください。

今度は「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択して、「新しいフィルタを作成」のリンクをクリックします。

• From：　　送信元のメールアドレスで絞る際
• To：　　　宛先のメールアドレスで絞る際
• 件名：　　件名に一致する文言で絞る際
• 含む：　　メールの文中に含まれる文言で絞る際
• 含まない：メールの文中に含まれる文言を弾く際

次に、フィルタの条件にマッチした際の操作を選択します。

「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」、「ラベルを付ける」、「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れます。

さらに、ラベルを選択します。ここでは先ほど作成した「ブログ」を選択します。

「フィルタを作成」ボタンをクリックしてください。

まとめ

Gmailによるメールの自動振り分け機能の設定方法を説明しました。

自分もこの機能を知るまでは受信トレイにすべてのメールがごちゃ混ぜして、入っているものを一つずつ見る作業をしていましたが、自動で振り分けるようにしてからメールを確認するスピードが格段に上がったし、ストレスも減りました。

もっと知らない機能がありそうなので、Gmailをもっと使い倒してマスターしたいです。